Formål
Lokalarkivrådets formål er at være rådgiver for og fungere som idéforum for lokalarkivaren og indgå i drøftelse af prioriteringen af lokalarkivets virksomhed i almindelighed samt formidlings- og udgivelsesvirksomheden i særdeleshed.
Lokalarkivrådet kan indgå i drøftelser af ændringer i lokalarkivets organisation, økonomi, lokale- og personaleforhold m.v.
Det er i almindelighed medlemmernes opgave at udbrede kendskabet til lokalarkivets virksomhed, og endvidere at søge at skaffe så gode kontakter som muligt til alle kredse i kommunen til støtte for lokalarkivets arbejde i bred forstand.
Repræsentanterne udpeget af museumsforeningerne forventes at holde museumsforeningernes bestyrelser orienteret om lokalarkivets virksomhed.
Medlemmer
Lokalarkivrådet er sammensat på følgende måde:
- 2 repræsentanter udpeget af Amagermuseet
- 2 repræsentanter udpeget af Dragør Museum
- 2 repræsentanter udpeget af Dragør Lokalhistoriske Forening
- 3 repræsentanter udpeget af Dragør-Bibliotekerne/Dragør Lokalarkiv
- 1 repræsentant udpeget blandt kommunalbestyrelsens medlemmer (uden stemmeret)
- Overbibliotekaren (uden stemmeret) (mødeleder)
- Lokalarkivaren (uden stemmeret) (sekretær)
Lokalarkivrådets funktionsperiode følger den kommunale valgperiode. Der udpeges ikke faste suppleanter for de enkelte medlemmer, idet de udpegende organer sørger for supplering efter behov.
Se en oversigt over Lokalarkivets medlemmer her.
Møder
Ordinære møder afholdes 1 gang hvert halve år. Hvis mindst 3 medlemmer af Lokalarkivrådet ønsker det, indkaldes der til ekstraordinært møde.
Alle udpegede medlemmer har stemmeret. Sager, der sættes til afstemning, vedtages ved simpelt flertal. Forslaget bortfalder ved stemmelighed
Dagsorden og referat
Dagsordenen for de ordinære møder skal rumme følgende faste punkter:
- Fastlæggelse af dato for næste møde
- Bemærkninger til den udsendte halvårsrapport
- Meddelelser
- Igangværende og planlagte aktiviteter
- Eventuelt
Andre emner kan tages op efter behov.
Forslag til dagsordenspunkter fra medlemmerne skal sendes til lokalarkivaren senest 14 dage før et aftalt møde
Lokalarkivaren udarbejder i samråd med overbibliotekaren dagsorden og referat. Begge dele udsendes til medlemmerne 4 hverdage før mødet.
Referatet udsendes til medlemmerne af Lokalarkivrådet, til kommunalbestyrelsen og til forvaltningschefen.
Referatet betragtes som godkendt, hvis ikke medlemmerne har reageret inden for 1 uge.
Halvårsrapporter
Lokalarkivaren udarbejder til de ordinære møder en rapport med følgende faste punkter:
- Statistik
- Virksomheden i alm.
- Kursus- og mødevirksomhed
- Personale
Halvårsrapporten udsendes til medlemmerne af Lokalarkivrådet sammen med dagsorden og til kommunalbestyrelsen og forvaltningschefen sammen med mødereferatet.
Således vedtaget af kommunalbestyrelsen den 15. september 2005.
I forbindelse med sammenlægningen i 2008 af Dragør Museum og Amagermuseet besluttede Lokalarkivrådet
den 18. juni 2008 at de to museumsforeninger fremover vælger repræsentanterne for museerne, således at Dragør Museumsforening og Amager Museumsforening hver vælger to repræsentanter. Fra hver forening skal den ene repræsentant være medlem af Museum Amagers Bestyrelse.