Betjening af kommunalbestyrelsen

Med udgangspunkt i eksisterende praksis er formålet med dette dokument at afstemme forventninger til administrationen (alle ansatte) i Dragør Kommunes servicering af det politiske system, således at KB-politikere kan opleve en professionel betjening.

Principper

1. Alle KB-medlemmer har mulighed for en fortrolig samtale og vejledning fra direktører/stabschefen. Veledningen vil altid være partineutral.
2. KB-medlemmers henvendelse til administrationen (eksempelvis vedrørende konkrete sager eller ønske om at besøge en institution) sker altid til direktionen eller stabschefen, som sikrer at relevante vinkler (faglighed, økonomi, jura, personale, kommunikation osv.) inddrages, og at alle KB-medlemmer har ad-gang til samme information.
3. Konkrete spørgsmål fra KB-medlemmer til administrationen sendes til mail-adressen ”KB-postkassen”
   a. Spørgsmål som kan besvares med udgangspunkt i eksisterende oplysninger besvares snarest muligt og senest inden for ti arbejdsdage. Besvarelse af spørgsmål som kræver større arbejds-indsats (undersøgelser, opstilling af data mv.) kan iværksættes af borgmesteren eller et flertal i de stående udvalg eller kommunalbestyrelsen.
   b. Borgmestersekretariatet sikrer, at spørgsmål besvares rettidigt, svar godkendes af direk-tør/stabschef, og at de udsendes til alle KB-medlemmer. Borgmestersekretariatet kan dog i samråd med stabschefen/direktionen vurdere, at et spørgsmål kun har politisk relevans for et fagudvalg eller en enkelt politiker, eller at der er tale om upolitiske fakta (fx indbyggertallet i Dragør). I disse tilfælde sendes svaret alene til den/de relevante politikere.
4. Alle KB-medlemmer har i forbindelse med budgetproces og konstituering mulighed for en fortrolig sam-tale og eventuel skriftlig vejledning fra direktører/stabschefen. Vejledningen vil altid være partineutral. Selvom retten til sagsindsigt ikke kan begrænses for det enkelte KB-medlem, er der en fælles politisk forståelse for, at retten til sagsindsigt ikke benyttes i forhold til administrationens vejledning ved bugetproces og konstituering.
5. Med undtagelse af ovenstående situationer har alle KB-medlemmer adgang til samme information på samme tidpunkt.
6. I dagsordener og andre sammenhænge formulerer administrationen sine anbefalinger baseret på faglige vurderinger. Efterfølgende respekterer og implementerer administrationen de politiske beslutninger.
7. Ønsker et udvalg yderligere belysning af et dagsordenspunkt, sendes sagen som udgangspunkt til admi-nistrationen som udarbejder det ønskede materiale. Når sagen er yderligere belyst, behandles den på ny i det konkrete udvalg som ønskede belysningen.
   Hvis den yderligere belysning er af mindre karakter, og dagsordenpunktet skal videre til Økonomiudval-get og/eller Kommunalbestyrelsen, kan den foretages inden det forelægges for Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen.
   Der foretages en konkret vurdering i forbindelse med de enkelte dagsordenspunkter.
8. KB-medlemmer tilsendes pressemeddelelser forud for, at de udsendes til relevante medier.

Foruden disse principper er administrationen opmærksom på lovgivning (bl.a. styrelseslov, forvaltningslov mv.) og andre forhold af betydning for den politiske betjening. Desuden udmeldes særlige vilkår for administrativ betjening af det politiske system i forhold til budgetprocessen.