Elektronisk fakturering
Fakturaer til kommunen skal sendes elektronisk.
Leverandører til Dragør Kommune har siden 1. februar 2005 skullet sende elektroniske fakturaer til den afdeling eller institution, som har bestilt en vare eller tjenesteydelse.
Hvis leverandøren sender en papir-faktura eller en elektronisk faktura med manglende oplysninger, kan kommunen ikke betale fakturaen.
Leverandørerne har to muligheder for at sende elektroniske fakturaer – enten via eget faktureringssystem eller via et Læs Ind-bureau. og sender den til Dragør Kommune. Læs Ind-bureauet scanner fakturaen, omformer den til en elektronisk faktura og sender den til Dragør Kommune.
Den elektroniske faktura skal indeholde oplysninger om modtageren. Derfor har de enkelte institutioner og afdelinger et EAN-lokationsnummer. Et EAN-lokationsnummer kan sammenlignes med et telefonnummer, der entydigt sikrer, at fakturaen kommer frem til den rigtige modtager. Udover EAN-nummer skal fakturaen også indeholde person- eller stedreference. Det er derfor vigtigt at leverandører får disse oplysninger ved aftaler med kommunen.
Siden 1. maj 2011 har det været et krav, at din virksomhed fakturerer alle offentlige myndigheder via NemHandel. De offentlige myndigheder og institutioner er forpligtiget til at modtage fakturaer fra deres leverandører via NemHandel. NemHandel omfatter fakturaformat OIOUBL, der afløser OIOXML-formatet.
Fra 1. december 2011 understøttes OIOXML ikke længere i NemHandel, når du sender til offentlige myndigheder. Det betyder, at du ikke vil være i stand til at sende OIOXML-faktura til offentlige myndigheder og institutioner, og at OIOXML-faktura vil blive afvist. Senest 1. december 2011 skal alle fakturaer til dine offentlige kunder sendes som OIOUBL.
Alle offentlige myndigheder og institutioner er klar til modtage NemHandelsfakturaer i OIOUBL.
Du kan gratis sende fakturaer ved hjælp af NemHandel til alle offentlige myndigheder og institutioner. Hvis du ikke allerede er i gang med at sende NemHandelsfakturaer til dine kunder i det offentlige, er der flere muligheder for at komme i gang:
Har din virksomhed et økonomisystem? Så forhør dig hos din it-leverandør om dit system allerede har indbygget NemHandel, eller hvornår det bliver muligt at opgradere til en ny systemversion med NemHandel.
Har du et økonomisystem, som kan skabe NemHandelsfakturaer, men ikke har indbygget forsendelse, kan du finde en oversigt over udbydere af NemHandelsprogrammer på www.ibiz-center.dk
Du kan evt. downloade Nemhandelsprogrammet på www.nemhandel.dk.
Har du ikke et økonomisystem, kan du sende NemHandelsfaktura via fakturaportaler på internettet. Nogle indtastningsportaler er gratis, mens andre tager et gebyr for deres service. Find en oversigt over indtastningsløsninger på www.ibiz-center.dk
Prøv evt. den gratis fakturablanket på www.virk.dk.
Har du et økonomisystem, som kan lave fakturaer i OIOUBL-formatet og sende NemHandelfakturaer direkte? Så er du helt klar til NemHandel.
Find it-leverandører eller udbydere af økonomisystemer, der kan hjælpe dig i gang med NemHandel: www.ibiz-center.dk/leverandoerregister.
Virksomheden er forpligtiget til efter 01-12-2010 at være i stand til at sende det nye OIOUBL-format til offentlige kunder. Det er et krav, at virksomheden kan sende dokumenterne faktura og kreditnota, og at de overholder transportstandarden OIORASP, når de sendes.
Formatet ændres, fordi der er behov for en standard, som giver mulighed for at udveksle flere typer af dokumenter. Samtidig er der sket en række forbedringer i forhold til det gamle OIOXML-format, herunder muligheden for at angive, at fordringen er overført til tredjepart.
Tidligere har faktura og kreditnota udgjort de tilgængelige dokumenter, nu suppleres de af rykker og forretningskvittering, hvor sidstnævnte muliggør, at en virksomhed bl.a. kan få et retursvar på en fakturas status tilbage til sit fagsystem, hvis fx en faktura afvises. Det er dog virksomheden, der afgør, om den vil anvende de nye dokumenter, men myndigheden er forpligtet til at modtage og sende dem.
Nej, med NemHandel er der ikke noget krav om, at man skal anvende VANS-netværket. NemHandel gør det muligt at sende fakturaer gratis og sikkert over internettet, men man kan som virksomhed godt vælge at lade en VANS-operatør stå for sin forsendelse til NemHandel.
Hvilke muligheder har man, hvis virksomheden ikke er i stand til at lægge om inden 01-12-2011?
Den gratis fakturablanket på www.virk.dk overholder standarderne for NemHandel.
Er man en stor virksomhed, vil man dog formentlig skulle finde en overgangsløsning i samarbejde med sin VANS-leverandør. Det kan fx være en løsning, der konverterer fakturaerne fra det gamle til det nye format og sender det ind på NemHandel.
Ja, Læs Ind-bureauerne danner også fakturaer i det nye format. Man skal dog være opmærksom på, at kravene til den indkomne faktura er højere, fordi det nye format stiller flere krav til en faktura. Læs Ind-bureauerne kan fortælle mere om disse krav. Kan man stadig bruge et Læs Ind-bureau?
NemHandelsRegistret er et register over bl.a. EAN-lokationsnumre. Alle myndigheder skal være registreret i NemHandelsRegistret, så afsenderen af et dokument dels kan få oplyst, hvor dokumentet skal sendes hen, dels kan afgøre hvilke dokumenttyper, myndigheden kan modtage..
Som virksomhed behøver du kun at være registreret, hvis du ønsker at modtage NemHandels-dokumenter.
Sidst opdateret: 7. februar 2023