Håndbog for arbejdet i kommunalbestyrelsen

Ethvert medlem af kommunalbestyrelsen har som led i varetagelsen af sit hverv ret til at gennemse sagsmateriale, der i endelig form foreligger i kommunens administration. Retten til sagsindsigt vedrører alene eksisterende materiale. Det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem har ikke krav på, at der tilvejebringes nyt materiale eller sammenstilling af diverse datamateriale udover hvad der kan foretages ved få og enkle kommandoer.

I Dragør Kommune er der aftalt en udvidet mulighed for, at kommunalbestyrelsen kan stille opklarende spørgsmål til forvaltningen. Disse spørgsmål stiles til KB-postkassen. 

Spørgsmål, som forvaltningen skønner, er ekstraordinært ressourcekrævende (>1 time pr. tema), kan af direktionen henvises til beslutning i fagudvalg/kommunalbestyrelsen via et medlemsforslag med henblik på, at der træffes beslutning om, hvorvidt spørgsmålene skal besvares af forvaltningen.

Som udgangspunkt sendes svar til hele kommunalbestyrelsen snarest muligt og senest inden for 10 arbejdsdage.

Spørgsmål, der går på konkrete opklarende forhold, kan besvares til det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem, eventuelt også telefonisk.

Følgende hovedprincipper gælder for forvaltningens betjening af kommunalbestyrelsen:

• Alle spørgsmål og svar offentliggøres på kommunens hjemmeside en gang om måneden
• Ved behov indleder forvaltningen dialog med spørgeren om besvarelsen af spørgsmålet, eventuelt for at indskrænke spørgsmål af hensyn til forvaltningens ressourceforbrug.

Som led i varetagelsen af sit kommunale hverv og tilsyn har et medlem af kommunalbestyrelsen mulighed for at holde møder med kommunens personale. 

Af hensyn til arbejdsplanlægning skal sådanne møder altid aftales med relevant medlem af direktionen og den relevante leder.

Møder med kommunens personale skal altid ske under hensyntagen til den daglige drift og de forhold, der gælder på det pågældende arbejdssted.

Det indskærpes, at muligheden for at holde møder med personale har undtagelsens karakter og kun anvendes i helt ekstraordinære situationer. Eventuelle møder afholdes sammen med leder, centerchef eller direktion. 

Ethvert medlem af kommunalbestyrelsen har ret til at aflægge besøg på de kommunale arbejdspladser som led i varetagelsen af sit kommunale hverv og tilsyn. 

I år med kommunalvalg kan der ikke aflægges besøg fra juli til udgangen af december med mindre det er nødvendigt i forhold til at varetage hvervet som medlem af kommunalbestyrelsen. Der vil heller ikke kunne etableres besøg med deltagelse af folketingspolitikere, ministre eller regionsrådsmedlemmer i denne periode.

Institutionens leder beslutter i samråd med direktionen, hvornår et konkret ønske om besøg kan imødekommes. 

Der deltager altid et medlem af direktionen ved besøget. 

Der må ikke ske foto-, video- eller lydoptagelse under besøget uden forudgående aftale. Der må ikke finde valgagitation sted under besøget eller uddeles valgmateriale eller lignende. 

Det er desuden ikke tilladt for medlemmer af kommunalbestyrelsen at aflægge besøg på institutioner mens der afholdes personaledage eller anden form for socialt samvær, med mindre medlemmet er inviteret af lederen. Dette gælder også i de tilfælde, hvor et arrangement afholdes et andet sted end på institutionen.

Udvalgsformænd er i denne sammenhæng at sidestille med menige kommunalbestyrelsesmedlemmer.  

Borgmesteren har helt særlige beføjelser i kraft af, at han er øverste daglige leder af administrationen. Borgmesteren har adgang til at føre tilsyn med alle dele af forvaltningen og afkræve alle ansatte de oplysninger, som er nødvendige for udøvelse af dette tilsyn. Borgmesteren har således en særlig udvidet adgang til den kommunale administration.

Hvert halve år tilbydes kommunalbestyrelsen at komme i ”politiker-praktik”.

I år med kommunalvalg kan der aflægges et praktikbesøg i perioden januar- 30. september. I resten af valgåret kan der ikke afvikles praktikbesøg.

Udlån til partiers interne møder

Kommunen har mulighed for at udlåne lokaler til kommunalbestyrelsens partiers interne møder, hvormed menes møder, der ikke er åbne for offentligheden, men alene en nærmere afgrænset kreds af personer. Interne møder kan være møder af partipolitisk karakter, som fx gruppemøder forud for kommunalbestyrelses- eller udvalgsmøder, arrangementer for partiforeninger m.m. hvor temaet fx er fastlæggelse af en lokal partiforenings politiske program, møder til drøftelse af et partis stilling til forskellige lokalpolitiske spørgsmål, eller det kan være partiets generalforsamling. 

Herudover kan kommunen også udlåne lokaler til møder, som medlemmerne afholder, som led i det kommunale hverv. Møder mellem et medlem og en borger vil som oftest også kunne karakteriseres som møder, der er et led i det kommunale hverv. 

Udlån til partiers møder med ekstern deltagelse

Kommunalbestyrelsens partier kan låne kommunens mødelokaler på lige fod med andre foreninger i kommunen. Afholdelse af borgermøde i kommunens lokaler arrangeret af et enkelt parti forudsætter, at samtlige partier i kommunalbestyrelsen er inviteret og at alle partier inviteres til at indgå i panel m.v.

Ved brug af kommunens lokaler til partipolitiske møder må der kun ophænges partipolitisk materiale i mødelokalet og ikke ved øvrige fælles arealer i bygningen eller uden for bygningen.

Kommunalbestyrelsesmedlemmers fravær i møder i udvalg og i kommunalbestyrelsen offentliggøres på kommunens hjemmeside.